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製品情報・サービス

脱Notesサービス

~脱Notes 成功のキーポイント~

脱Notesサービスは、Notesから他のプラットフォームへの移行を、全体方針策定から導入後の運用や活用支援までトータルでサポートするサービスです。

新しいグループウェアが求められる時代

働き方改革の実現のために、グループウェアに代表されるコラボレーションシステムの導入、もしくは利用範囲の拡大を行なう企業が増えていますが、そのグループウェアは近年、Web型、或いはクラウド型のシステムが主流となっています。
グループウェアが開発された当初は、企業がそれぞれの商習慣を重視していたため、Notesに代表される、カスタマイズ性の高いパッケージ型の利用が中心でした。
しかし、ここ数年、導入のハードルの低さからSaaS型の利用が急増し、2016年度時点で75%(※)を占めています。時間・場所を選ばないSaaS型の需要が今後も大幅に増加する一方で、カスタマイズした多くのアプリケーションを構築したNotesから脱却できない企業が多数存在しています。

(※) 出典:キーマンズネット http://www.keyman.or.jp/at/30009338/

Notesユーザーの抱える課題

Notesは、情報共有基盤として、今でも多くのご企業で利用されていますが、一方で課題も多く存在します。
将来に渡って安心・安全に利用ができ、現場のビジネスニーズに迅速に対応できる、新しい情報共有基盤を求めて、他のプラットフォームへの移行を検討されるお客様が増えています。

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新しい情報共有基盤を検討

キーワード:「オープンアーキテクチャー」/「ビジネスニーズへの迅速な対応」/「長期運用」


脱Notesを進める上での"阻害要因"

脱Notesを検討されるお客様が増えておりますが、一方で、プロジェクトを進める上での様々な課題や制約事項に直面し、脱Notesが中々進まないケースというのも多くあるのが実態です。

脱Notesの目的が不明確

本来、「脱Notes」は手段でしかありませんが、脱Notesそのものが目的にすり替わってしまうことも少なくありません。その結果、「移行して何を実現したいのか・できるのか」を、経営・情報システム部門・現場のユーザーが十分に合意しないまま、移行プロジェクトが「Notes機能のコピー」として進んでしまい、移行先システムの機能ではニーズを充足できないことが後から発覚したり、ユーザーから「前より使いづらくなった」と不満ばかりが残る、という残念な結果になってしまうケースがあります。

移行計画が立てられない

「まずアセスメントからはじめましょう」という進め方は、脱Notesにおけるアプローチの定番となっています。しかしながら、アセスメントサービスの中には、DBの集計結果が提出されるのみで、「移行の可否」「移行方法」「移行の範囲」などに言及されていないケースもあり、その結果、移行計画が立てられずに、次のステップへ進めないお客様が多くいらっしゃるのが実情です。

膨大な移行DBが予算を圧迫

グループウェアの老舗であるNotesは、20~25年の長期間に渡って継続利用しているお客様が多く、そのために、保有する情報資産も膨大となります。この情報資産の調査や移行にかかる費用や期間が、プロジェクトにかかる費用を肥大化させてしまい、プロジェクトが頓挫するケースも多く聞かれます。

ネオアクシスの提供する'脱Notesサービス'

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お客様によってそれぞれ異なる"解決すべき課題"を丁寧に洗い出し、
正確で手戻りの無いプロジェクトの実現を目指します。

Notes資産(データ・アプリケーション)の属性に応じた移行方針の選択

Notesの移行に際しては、「複数システムの組み合わせ」や「部分的な移行」、「データは移行せず、過去情報(データ)の閲覧・参照を別手段で確保する」など、数多くのパターンがあります。実例を基にした「移行のパターン」を記載します。
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導入までの流れ

ネオアクシスはこれまで多くのNotesユーザーの脱Notesプロジェクトを支援してきました。業界トップクラスの脱Notesプロジェクト経験から生まれた標準化メソッドに基づき、スムーズな移行をご支援いたします。

ネオアクシスの脱Notesサービスは、企画・導入・活用の3つのステージから構成され、各ステージは更にその中で、フェーズ→アクティビティ→タスクの4層に工程を定義し、標準化されています。それぞれのタスクに完了条件と、成果物、利用するツール(ヒアリングシートなど)が定義されており、手戻りの発生や、タスクの抜け漏れ、プロジェクト品質の低下、納期遅延を防止します。
本図では、3層目の「アクティビティ(薄い水色部分)」までを表示しております。


DN0005.png※次工程G~Kは個別対応となります。


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※活用ステージについては、「アプリケーション保守」「ヘルプデスク機能」「運用効率化支援」「ユーザー定着化支援(例:ユーザーへの啓蒙支援)」など、お客様ごとにニーズが異なるため、現在はご要望に応じて個別に対応いたしております。将来的にサービスメニューとしてご提供する予定です。

Notesの幅広い機能を整理し、最適なプラットフォームへ移行

ネオアクシスは長年の開発経験からNotesのもつ広い守備範囲を正しく理解した上で、複数製品を組み合わせて移行することが有効と考えています。現在、ネオアクシスではコミュニケーション機能としてOffice365、アプリケーション機能としてintra-mart及びArielへの移行を推奨しております。

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脱Notesを支援するネオアクシスのソリューション

「Notes Data Converter」

Notes Data ConverterはNotes上の文書データだけではなく、添付ファイルやリッチテキスト情報なども移行が可能で、円滑にデータ移行を実現することができます。Notes Data Converterで手作業を最小化することで、データ移行の作業時間を削減するだけでなく、移行ミスの防止にも寄与します。

Notes Data Converterシリーズ

・intra-mart 向け 「Notes Data Converter」  
 →https://www.neoaxis.co.jp/product/groupware/gw/notes-to-intra-mart/

・SharePoint Online 向け 「Notes Data Converter」
 →https://www.neoaxis.co.jp/product/groupware/gw/notes-to-SPO/

・Active Directory 向け 「Notes Data Converter」
 →https://www.neoaxis.co.jp/product/groupware/gw/notes-to-ad/

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ネオアクシス株式会社 事業推進室
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TEL:03-5330-5871